Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN (TERMS & CONDITIONS) – FACTURATIEAPPLICATIE (SAAS)

Versie: 01/01/2026
Aanbieder: $B e d r ij f s naam$ , $rec h t s v or m$ , $a d res$ , $o n d er n e min g s n u mm er / K BO$ , $BT W - n u mm er$ (“Aanbieder”)
Contact: $e - mai l$ – $s u pp or t - u r l$

Deze Algemene Voorwaarden (“Voorwaarden”) regelen het gebruik van de facturatieapplicatie (“Applicatie”) en de bijhorende diensten (“Diensten”).

1. Definities

Gebruiker/Klant: natuurlijke persoon of rechtspersoon die de Applicatie gebruikt.
Account: persoonlijke of bedrijfsomgeving binnen de Applicatie.
Klantdata: alle gegevens die Gebruiker invoert of genereert (incl. facturen, klantgegevens, templates, logs).
Persoonsgegevens: zoals gedefinieerd in de GDPR. Gizlilik Düzenlemesi+1
Verwerkingsverantwoordelijke/Verwerker: zoals bedoeld in de GDPR (Gebruiker = verantwoordelijke; Aanbieder = verwerker, tenzij anders overeengekomen). European Commission+1

2. Toepasselijkheid & rangorde

2.1 Deze Voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de Applicatie en elke offerte/Bestelling.
2.2 Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk door Aanbieder bevestigd.
2.3 Indien er een DPA/verwerkersovereenkomst geldt, primeert die voor gegevensbescherming.
2.4 Indien Gebruiker eigen voorwaarden hanteert, worden die uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij schriftelijk aanvaard.

3. Aanvaarding, vertegenwoordiging & kwalificatie

3.1 Door registratie, bestelling of gebruik aanvaardt Gebruiker deze Voorwaarden.
3.2 Wie namens een rechtspersoon handelt, verklaart bevoegd te zijn.
3.3 Tenzij expliciet anders vermeld, richt de Applicatie zich primair op professionele gebruikers (B2B). Indien Gebruiker consument is, gelden dwingende consumentenregels waar toepasselijk.

4. Beschrijving van de Diensten (SaaS)

4.1 De Applicatie biedt o.m.: facturen/offertes aanmaken, klantbeheer, betalingen opvolgen, export/rapporten en integraties.
4.2 Aanbieder kan functionaliteiten wijzigen of verbeteren zolang de kernfunctie (factureren) redelijkerwijs behouden blijft.
4.3 Integraties van derden (bv. e-mail, betalingen, boekhoudkoppelingen) vallen buiten de controle van Aanbieder; beschikbaarheid en correcte werking daarvan is niet gegarandeerd.

5. Facturatie- en BTW-compliance: verantwoordelijkheid ligt bij de Gebruiker

5.1 Gebruiker is uitsluitend verantwoordelijk voor de juridische en fiscale correctheid van alle documenten (facturen, creditnota’s, offertes) die via de Applicatie worden opgesteld of verstuurd.
5.2 De wettelijke vereisten voor facturen (o.m. verplichte vermeldingen, BTW-identificatie, datum/nummering, enz.) volgen uit Belgische en Europese BTW-regels. De Applicatie kan helpen, maar is geen garantie op compliance. FOD Financiën+2library.croneri.co.uk+2
5.3 Aanbieder verstrekt geen fiscaal/juridisch advies. Voor twijfel: raadpleeg boekhouder/fiscaal adviseur.

6. Account, veiligheid en toegangsbeheer

6.1 Gebruiker is verantwoordelijk voor het geheimhouden van wachtwoorden/API-keys en voor gebruik door geautoriseerde personen.
6.2 Gebruiker meldt datalekken/ongeoorloofd gebruik onmiddellijk aan Aanbieder.
6.3 Aanbieder mag redelijke beveiligingsmaatregelen afdwingen (bv. 2FA, rotatie van keys).

7. Acceptable Use (verboden gebruik)

Gebruiker zal de Applicatie niet gebruiken voor:

onwettige of frauduleuze handelingen (valse facturen, misleiding, witwas-constructies);
inbreuk op intellectuele eigendomsrechten of privacy;
het verspreiden van malware, phishing of het testen van kwetsbaarheden zonder toestemming;
overbelasting (DDoS), scraping, of misbruik van API/limieten.

Aanbieder mag bij (vermoeden van) misbruik de toegang beperken of schorsen conform artikel 14.

8. Prijzen, abonnementen, betaling en wanbetaling

8.1 Prijzen staan op de website/offerte, excl. btw tenzij anders vermeld.
8.2 Abonnementen lopen per $maan d / jaa r$ en worden automatisch verlengd tenzij opgezegd volgens artikel 13.
8.3 Betaling gebeurt vooraf (tenzij anders overeengekomen).
8.4 Bij wanbetaling mag Aanbieder:

aanmaningskosten/interest aanrekenen binnen wettelijke grenzen;
functionaliteiten beperken (read-only) en uiteindelijk toegang opschorten;
na redelijke termijn het contract beëindigen en data verwijderen volgens artikel 13.6.

9. Proefperiode, freemium en limieten (indien van toepassing)

9.1 Een proefperiode is bedoeld voor evaluatie; Aanbieder kan functies/limieten bepalen.
9.2 Misbruik van proef/freemium (meerdere accounts om limieten te omzeilen) is verboden.

10. Service levels, ondersteuning en updates

10.1 Aanbieder levert de Diensten volgens “best effort”. Geen 100% uptime-garantie, tenzij apart SLA.
10.2 Onderhoud kan downtime veroorzaken (bij voorkeur buiten kantooruren).
10.3 Supportkanalen en reactietijden staan op de supportpagina; Aanbieder kan prioriteit geven aan betalende plannen.

11. Data, back-ups, export en bewaartermijnen

11.1 Klantdata blijft eigendom van Gebruiker. Aanbieder krijgt enkel de rechten die nodig zijn om de Dienst te leveren.
11.2 Aanbieder kan back-ups nemen voor continuïteit en beveiliging. Back-ups zijn geen archiveringsplicht voor Gebruiker.
11.3 Gebruiker kan gedurende de looptijd data exporteren via beschikbare functies.
11.4 Na beëindiging (artikel 13) blijft data maximaal $X d a g e n, b v .30$ beschikbaar voor export, tenzij wet/veiligheid anders vereist. Daarna kan data definitief worden verwijderd. (Zet deze periode bewust; te kort is vaak onredelijk in B2B.)

12. Privacy, GDPR en verwerkersrol

12.1 Voor persoonsgegevens geldt de Privacy Policy en (waar van toepassing) de DPA.
12.2 In de regel is Gebruiker verwerkingsverantwoordelijke en Aanbieder verwerker (IT/SaaS-dienst). European Commission+1
12.3 De verwerkingsafspraken (subverwerkers, beveiliging, meldplicht datalekken, verwijdering na einde) worden vastgelegd in de DPA. European Commission+1

13. Duur, opzegging en gevolgen

13.1 De Overeenkomst start bij activatie/Bestelling.
13.2 Opzegging kan via $in s t e ll in g e n$ met opzegtermijn $b v . t o t e in d e l o p e n d e p er i o d e$ .
13.3 Bij jaarlijkse abonnementen: tussentijdse opzeg kan worden uitgesloten tenzij dwingend recht anders bepaalt.
13.4 Aanbieder mag beëindigen bij zwaarwichtige redenen (misbruik, wanbetaling, wettelijke verplichting) met onmiddellijke ingang.
13.5 Bij beëindiging stopt toegang; exporttermijn en verwijdering volgen artikel 11.
13.6 Aanbieder is niet aansprakelijk voor schade door beëindiging wegens contractbreuk door Gebruiker.

14. Schorsing, blokkering en takedown

14.1 Aanbieder kan toegang schorsen indien:

veiligheid in het gedrang is;
er aanwijzingen zijn van fraude of illegaal gebruik;
de infrastructuur of andere klanten gevaar lopen;
wettelijke/overheidsbevelen dat vereisen.

14.2 Aanbieder zal waar redelijk, vooraf waarschuwen en herstelmogelijkheid bieden, behalve bij spoed of wettelijke belemmering.

15. Intellectuele eigendom & licentie

15.1 Alle rechten op de Applicatie, code, UI, merken, documentatie behoren toe aan Aanbieder of licentiegevers.
15.2 Gebruiker krijgt een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie gedurende de looptijd.
15.3 Reverse engineering, kopiëren, verkopen, sublicentiëren of omzeilen van beveiliging is verboden, behalve waar dwingend recht dit toestaat.

16. Vertrouwelijkheid

16.1 Partijen behandelen vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk.
16.2 Uitzonderingen: informatie die publiek werd zonder fout, reeds rechtmatig bekend was, of wettelijk moet worden bekendgemaakt.

17. Vrijwaring (indemniteit) door Gebruiker

Gebruiker vrijwaart Aanbieder voor claims, boetes, schade en kosten die voortvloeien uit:

onwettige of foutieve facturen/BTW-instellingen door Gebruiker;
schending van rechten van derden;
inhoud van documenten die Gebruiker genereert of verstuurt.

Dit is essentieel voor facturatie-apps, omdat jij anders “mee” aansprakelijk wordt getrokken in hun fiscale rommel.

18. Aansprakelijkheid – harde maar verdedigbare beperking

18.1 Aanbieder is niet aansprakelijk voor:

indirecte schade (verlies winst, omzet, goodwill), gevolgschade of data-verlies door fout van Gebruiker;
fiscale sancties/interesten door foutieve facturatie-instellingen;
fouten in gegevens die Gebruiker invoert;
problemen door integraties of diensten van derden.

18.2 De totale contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van Aanbieder is beperkt tot het bedrag dat Gebruiker in de laatste 12 maanden betaalde voor de Diensten, behalve bij opzet of waar dwingend recht beperking verbiedt.

18.3 Niets in deze Voorwaarden beperkt aansprakelijkheid voor opzettelijke fout of andere gevallen waarin beperking wettelijk niet kan.

(Deze structuur helpt ook tegen de “onrechtmatige bedingen”-valkuil: je laat ruimte voor dwingend recht en opzet.) economie.fgov.be+1

19. Overmacht

Aanbieder is niet aansprakelijk bij overmacht (storingen internet/cloud, cyberincidenten, brand, staking, overheidsmaatregelen, oorlog, enz.). Verplichtingen worden opgeschort zolang de overmacht duurt.

20. Wijzigingen aan de Voorwaarden en de Dienst

20.1 Aanbieder kan de Voorwaarden wijzigen.
20.2 Bij materiële wijzigingen meldt Aanbieder dit vooraf via app/e-mail.
20.3 Voortgezet gebruik na ingangsdatum geldt als aanvaarding, behoudens dwingend recht.

21. Onrechtmatige bedingen – behoud van evenwicht (België)

21.1 Indien een bepaling nietig/ongeldig is, blijven de overige bepalingen geldig.
21.2 Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige die het doel economisch en juridisch het dichtst benadert.
21.3 Niets beoogt een kennelijk onevenwicht te creëren; bepalingen worden geïnterpreteerd in lijn met Belgische regels inzake onrechtmatige bedingen (B2C en B2B waar toepasselijk). economie.fgov.be+2Monard Law+2

22. Toepasselijk recht, bevoegde rechtbank en betwistingen

22.1 Belgisch recht is van toepassing.
22.2 Voor B2B: bevoegde rechtbanken van het arrondissement $pl aa t sze t e l A anbi e d er$ , tenzij dwingend recht anders bepaalt.
22.3 Klachten moeten binnen een redelijke termijn worden gemeld na ontdekking van het probleem, met duidelijke omschrijving en bewijs.

23. Kennisgevingen

Officiële kennisgevingen gebeuren via:

e-mail naar het account-e-mailadres, of
aangetekende zending naar het adres van de andere partij.

BIJLAGE A – DATA PROCESSING AGREEMENT (DPA) (KORTE STRUCTUUR)

Waarom dit nodig is: Jij verwerkt klantgegevens van de gebruiker (naam/adres/btw-nummer/IBAN). In SaaS is dat typisch “verwerker”. De GDPR verwacht dat de verwerkerstaken contractueel zijn vastgelegd. European Commission+1

Minimaal opnemen:

onderwerp, duur, aard en doel van verwerking
type persoonsgegevens en categorieën betrokkenen
verplichtingen verwerker (beveiliging, subverwerkers, assistentie rechten betrokkenen)
datalekmelding en timing
audit/inspectie (redelijk en beperkt)
data-teruggave en verwijdering na einde

(Als je wil maak ik je een volledige DPA in NL, meteen “ready for enterprise procurement”.)